Die Organisation und Durchführung einer eigenen Konferenz ist das Thema der zweiundachzigsten Episode des Anwendungsentwickler-Podcasts.
Inhalt
Nachdem ich letzte Woche erzählt habe, wie wir unseren Softwareentwickler-Stammtisch ins Leben gerufen haben, geht es dieses Mal weiter mit der Organisation einer eigenen Konferenz.
Eine Konferenz organisieren
- Kostenkalkulation
- Location
- Verpflegung
- Konferenzunterlagen (Druck, Mappen, Blöcke/Stifte)
- Badges
- Ticket/Bezahlung/Geschenke für Referenten
- Sponsoring
- Sponsoren finden
- eigener Arbeitgeber und Arbeitgeber der Teilnehmer
- bekannte Unternehmen der Region
- Suche bei Xing* nach Softwareunternehmen aus der Region
- Location
- Infrastruktur: WLAN, Leinwand, Beamer, Stühle/Tische, ggfs. Beschallung
- Termin
- Wochentag vs. Freitag (Empfehlung) vs. Wochenende
- an globalen Veranstaltungen teilnehmen (z.B. Global Day of Coderetreat)
- Verpflegung
- Frühstück, Mittagessen, Kuchen und/oder Abendessen anbieten?
- Vorträge bzw. Konferenzprogramm
- ggfs. Konferenzthema festlegen
- rechtzeitig Call for Presentations starten
- Referenten bei Terminfindung berücksichtigen
- andere Konzepte (z.B. Workshops, Barcamp) in Erwägung ziehen
- Werbung machen
- Website einrichten
- Xing*-Event, Facebook-Event
- Werbung bei AdWords, Facebook, Xing* schalten
- Veranstaltungskalender lokaler Zeitungen oder Städte nutzen
- lokale Zeitungen ansprechen
- Präsentationen nach der Konferenz online stellen
Meine Lessons Learned
- Gehe immer davon aus, dass irgendetwas schief laufen wird (z.B. Ersatzbeamer mitnehmen).
- Biete einen Early Bird für die Tickets an, um schnell das Interesse zu klären (und schlaflose Nächte zu vermeiden).
- Sammle frühzeitig die Konferenzunterlagen (insb. Flyer) ein, um doppelte Arbeit zu vermeiden.
- Hole das Feedback der Teilnehmer direkt am Ende der Konferenz ein.
- Kläre vorab, wer (gute) Fotos der Konferenz macht.
Empfehlungen für Konferenzmaterial (Mappen und Badges)
Die Konferenzunterlagen (Agenda, Feedbackbogen, Flyer der Sponsoren) habe ich in diesen Dokumententaschen* im Format DIN A4 zusammengestellt. Sie machen trotz des geringen Preises einen stabilen Eindruck und es passten locker alle Unterlagen hinein.
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Für die Namensschilder habe ich Etiketten von Herma* verwendet.
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Die habe ich dann in die passenden Ausweishüllen* gesteckt und an einem blauen Halsband* befestigt. Da Blau die Konferenzfarbe war, passte das sehr gut. Es gibt die Bänder aber natürlich noch in anderen Farben.
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Literaturempfehlungen
Der Pluralsight-Kurs Starting and Running a Successful User Group*, den ich bereits letzte Woche empfohlen habe, enthält auch ein separates Modul zum Thema Konferenzplanung. Daher kann ich ihn auch für dieses Thema wärmstens empfehlen. Ich selbst habe den Kurs gerade noch rechtzeitig vor der SEROM angeschaut und konnte dadurch noch ein paar kleine Fehler vermeiden.
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